Mitgliedsbeiträge anlegen und Beitragsrechnungen versenden

Unter dem Menüpunkt "Mitglieder > Mitgliedsbeiträge" können Sie jegliche regelmäßigen Beiträge anlegen, beispielsweise den Mitglieds-Jahresbeitrag.
Auch einmalige Beiträge sind mit dem gleichen Mechanismus möglich.

Das Standard-Vorgehen besteht dabei aus den folgenden Schritten:


1. Anlage aller Mitgliedsbeitrags-Arten

Legen Sie unter "Mitgliedsbeiträge festlegen" die Beiträge selbst an (z.B. „Jahresbeitrag“ = 100 Euro, „Abteilung Tennis“ = 80 Euro). Falls diese regelmäßig erhoben werden sollen dann geben auch eine Frequenz in Monaten (z.B. jährlich = alle 12 Monate) an.
Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:
  • Titel des Beitrags (Beispiel: Jahresmitgliedsbeitrag)
  • Betrag (Beispiel: 160)
  • Frequenz "alle X Monate" (Beispiel: 12)
Einmalige Beiträge
Lassen Sie das Feld "Frequenz" leer.

Altersabhängige Beiträge
Auch altersabhängige Beiträge sind möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen":
a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und
b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag").
Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird).
Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:
  • Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
  • In den Beiträgen muss die Alters-Definition exakt so erfolgen:
    • -17 für bis 17 Jahre
    • 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
    • 41- für ab 41 Jahre
Abweichender erster Beitrag
Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene“ und „vollständige“ Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen“ unter „Erstes Jahr“ und „Letztes Jahr“.
Wichtig: Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet.
Sonderfall Gruppeneintritt: In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen" das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden.

Weitere Optionen
Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis“ auf „31.12.2015“ stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung“ können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.


2. Zuordnung der Mitglieder

Anschließend müssen Sie die Mitglieder dem Beitrag zuordnen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen:
  • In der Beitragsdefinition: Klicken Sie in der Beitragsliste auf 0 Mitglieder
  • In der Mitgliederverwaltung: Wenn Sie in der Mitgliedssuche ein Mitglied suchen und bearbeiten, können Sie im Register "Zuordnungen" dem Mitglied einen Beitrag zuordnen.
Dabei geben Sie bei der Beitragszuordnung unter Anzahl eine „1“ ein, d.h. der Beitrag wird einmal zugeordnet (in Spezialfällen können auch andere Werte sinnvoll sein). Die Felder „gültig ab“ und „gültig bis“ lassen Sie leer, diese werden auch nur in Spezialfällen benötigt (siehe unten). Das Feld „erstellt bis“ lassen Sie immer leer, denn in diesem Feld merkt sich das System von selbst, bis zu welchem Datum dieser Beitrag für dieses Mitglied bereits abgerechnet wurde.

Damit wird nach der Ersteinrichtung die Mitgliedsbeitragserhebung zum Kinderspiel: Sie müssen neuen Mitgliedern lediglich den korrekten Beitrag zuweisen, alles weitere erledigt das System (fast) von selbst.

Auch Familienbeiträge sind möglich: Sie können im Profil bei einem Mitglied (z.B. einem Kind) einstellen, dass der Vater der Beitragszahler ist. Dann werden dem Vater auch alle Beiträge des Kindes (bzw. aller Kinder) in Rechnung gestellt.

Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld in der Beitragszuordnung können Sie einschränken, wann dieser Beitrag diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie durch „gültig ab = 1.5.2020“ festlegen, dass der Beitrag erst ab diesem Datum diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird.). Wenn "gültig ab" leer lassen, dann gilt der 1.1. des aktuellen Jahres.

Natürlich sind auch 3-, 4- oder andere Monats-Frequenzen oder auch Abrechnungszeiträume abweichend vom Kalenderjahr möglich. Dafür können Sie in der Beitragszuordnung das Feld „gültig ab“ auf den 1.4.2020 stellen. Das System verwendet dann den Abrechnungszeitraum 1.4.2020 bis 31.3.2021 und trägt bei der Rechnungserstellung den 31.3.2021 bei „erstellt bis“ ein.

Alle diese Einstellungen müssen Sie in den nächsten Jahren nicht anpassen, es sei denn am Status der Mitgliedschaft ändert sich etwas!


3. Anstehende Mitgliedsbeiträge: Kontrolle

Nach der Zuordnung können Sie über „Mitglieder / Mitgliedsbeiträge / anstehende Mitgliedsbeiträge“ sehen, welches Mitglied welche Beiträge in Rechnung gestellt bekommen soll.

Hier sehen Sie alle Beiträge, die zum angegebenen Stichtag berechnet würden.
Wenn hier Korrekturen notwendig erscheinen, dann können Sie diese unter der Beitragsdefinition oder Mitgliederzuordnung noch durchführen, diese Liste ist nur eine Vorschau.

Sind dem Mitglied mehrere Beiträge zugewiesen, dann erhält es eine Rechnung mit allen fällig zu berechnenden Beiträgen (Ausnahme: Sind in den Beiträgen unterschiedliche Vereins-Bankkonten zugewiesen (z.B. 1x Hauptverein und 1x Sportsparte Tennis), dann erhält das Mitglied je eine Rechnung pro Vereinskonto, was ja auch für die Überweisung auf verschiedene Vereins-Bankkonten bzw. für den Bankeinzug auf verschiedene Vereins-Bankkonten nötig ist).


4. Mitgliedsbeitrags-Rechnungen erstellen

Wenn die anstehenden Beiträge passen, dann können Sie aus diesen nun reale Rechnungen erstellen.

Führen Sie dazu im Menüpunkt "anstehende Mitgliedsbeiträge" folgendes durch:
  • Markieren Sie alle Mitglieder, für die Sie die Beitragsrechnung erstellen wollen (oder klicken Sie in der Kopfzeile der Liste auf "Alle").
  • Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Das System erstellt nun die Beitragsrechnungen.
Hinweis: Anschließend sind diese Mitglieder NICHT MEHR in der Liste der anstehenden Beiträge enthalten. Das ist ja auch gut so, denn die Rechnungen wurden ja bereits erstellt.
Wenn hier trotzdem (und gerade beim 1. Mal) etwas schief gelaufen ist, dann können Sie das korrigieren, indem Sie die unverschickten Rechnungen (Rechnung markieren und Aktion "Buchungen final löschen" wählen).

Beim erstellen der Rechnungen setzt das System nun selbst das Feld "erstellt bis" in den beteiligten Beiträgen. Bei einmaligen Beiträgen (ohne Frequenz) wird die Beitragszuordnung zum Mitglied automatisch entfernt.

Wenn nach den ersten Durchläufen alles passt, können Sie diesen Erstellungsschritt sogar automatisieren, so dass dies täglich automatisch erfolgt (Administration / Optionen / Register "Mitglieder" / Abschnitt „Automatischer Versand von E-Mails“).


5. Rechnung versenden

Nach der Erstellung der Mitgliedsbeitragsrechnungen befinden sich die Buchungsdatensätze im Modul „Kasse“ bei "Rechnungen unverschickt".
Diese können Sie nochmal kontrollieren und anschließend folgende Aktionen durchführen:

Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Mail verschicken möchten (oder klicken Sie auf "Alle") und wählen Sie dann einer der folgenden Aktionen:
  • Button "Gesamt-PDF": Damit können Sie einen Rechnungen-Serienbrief-PDF erstellen, ausdrucken und selbst per Brief versenden. Damit auch hier die betreffenden Rechnungen den Status "offen" bekommen, wählen Sie nach dem Verschicken noch den Menüpunkt "Markierte Buchungen per Brief verschickt" (klappen Sie dazu den Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden" mit dem Dropdown-Pfeil daneben auf!).
  • Button "Online als Brief versenden": Rechnungen an Dienstsleister "EMailBrief" übergeben und den Post-Versand durchführen lassen.
  • Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden": Rechnungen als PDF im Mail-Anhang versenden (Mailvorlage: Administration/Vorlagen/Mail/Kasse).
  • Button "Rechnungen nur auf den Status 'offen' setzen": Setzt den Status auf offen (z.B. ohne Versand, oder nach Brief-Versand)
Die betreffenden Rechnungen befinden sich anschließend im Status "Offene Rechnungen". Ausnahme: Wenn beim Mitglied keine Mailadresse hinterlegt ist und Sie diese per Mail verschicken wollten, dann verbleibt diese Rechnung im Status "unverschickt".


6. Durchführen der Bankeinzüge und Verfolgung der Bezahlung

Die nächsten Schritte sind:


siehe auch:
Handbuch "Mitgliedsbeiträge"


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